办公自动化解决方案

天津郁美净集团以生产经营系列化妆品而享誉全国，是一个集化妆品研发、彩色印刷、 香精香料、设备制造等于一体的现代化企业集团，也是一个低碳生态绿色企业和完全拥有自主知识产权的现代企业。旗下拥有郁美净、郁婴坊、汉草香妍等自主品牌列入全国化妆品行 业十强，取得 300 多项国家专利，享有中国驰名商标、中国名牌产品、消费者信得过产品等 荣誉，并获得中国化妆品最具影响力品牌的称号。

天津市金郁华商贸有限公司是郁美净集团旗下全资子公司，全面负责郁美净集团生产的 三大品牌化妆品，负责面向全国销售及出口业务。金郁华商贸有限公司下设十四家商贸子公 司，在全国建立了十二个办事处，拥有一支近千人的精干优秀的销售团队。

诊断问题

1、异地办公管理

金郁华商贸组织架构相对水平化，人员分散各地，日常办公无在线系统支撑，缺乏信息 沟通及共享平台。另外，由于大部分业务员常年在外，企业文化传递没有好的载体，员工缺 乏归属感。

2、业务员费用管理 业务员遍及全国各地，费用申请及填报均通过纸质手工操作、依靠传真等传统方式进行审批操作。效率、真实性均无法保证。

3、核心运营流程审批 日用化妆品的市场竞争极其激烈，各种促销活动，价格调整比较频繁。传统模式下各地通过传真上报，无法根据市场需求快速做出响应，周期长、可追溯性差。金郁华商贸提出， 不强求将企业内部办公流程全盘无纸化，而是决定采用 80-20 的法则，将制约企业效率的远 程审批、跨业务部门审批的核心流程进行在线审批。

诊断方案

1、建立集中管控的费用管理平台 通过信息化工具，解决目前销售管理中费用申报不规范、不及时、费用报销周期长的难题，通过信息化系统实现申报制度化、审批快速化、准确化的管理要求。

2、建立统一的信息资源管控平台 通过信息门户及文档管理机制，建立完善的规章制度和文档管理流程，规范内部公文、通知、公告的发布，构建高效统一的信息资源管控平台。提高查看的及时性及简便性，保证 信息的安全、准确及可追溯。

3、建立员工自助工作平台 满足各业务部、各部门全体人员使用系统在线办公的需要，形成全员的个人办公处理桌面，集个人待办工作处理、常用文档查看、流程快速发起与一体的自助办公平台。通过 IM工具进行公司内的即时信息交流。

应用效果

费用管理、立项管理更加规范 审批流程更加规范化，同时流程在线审批后，能将流程设置不合理的环节进行放大， 进而为流程优化提供依据。

立项审批效率极大提高

通过 OA 系统及时进行在线审批，立项效率提高，意味着响应市场的能力提高，在激 烈的市场竞争中获得优势。

文档管理更规范 文档管理是企业知识管理的基础，通过文档管理逐步打通企业内部学习的壁垒。

内部沟通高效、便捷 审批留痕，节约成本，不再扯皮。